ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN

I.            SURAT MENYURAT (KORESPONDENSI) ORGANISASI KEMAHASISWAAN UNRAM

Bagian surat:

•       Kepala surat

•       Tanggal surat

•       Nomor surat

•       Lampiran

•       Hal

•       Salam pembuka

•       Isi (pengantar, isi dan penutup)

•       Salam penutup

•       Tanda tangan dan nama terang

•       Stempel

•       Tembusan jika ada

•       Lampiran jika

Jenis-Jenis Surat Organisasi Kemahasiswaan Berdasarkan Tujuannya (Alamat Surat)

1.      Surat untuk Rektor

Misalnya untuk undangan membuka acara, menghadiri acara, atau kepentingan lainnya

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

•       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa?

•       Format tanda tangan

Ketua Panitia, Dedi Kurniawan                                               NIM A1C010142	Sekretaris Panitia, Ahyar Rasidi NIM : A1D090108
Mengatahui,
Pembantu Rektor III, Drs. Nasaruddin, M.Kes NIP: 09751097519750175017	Presiden UKM argUMent, Darmawan NIM: 05810975105710

NB: untuk mendapatkan tanda tangan PR III, minta paraf di kabag. Kemahasiswaan terlebih dahulu lalu minta ke protokoler PR III. Jika PR III tidak ada dan keadaan mendesak, minta pak faruk yang tanda tangan

•       Alur pengiriman surat

Surat dikrim melalui bagian Tata Usaha (TU) Rektorat

•       Pengecekan surat

Selang satu dua hari, surat di cek di TU

•       Stempel

Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi. Stempel untuk di PR III adalah stempel Universitas Mataram yang bisa diminta di Bagian Kemahasiswaan atau TU

2.      Pembantu Rektor I (Pendidikan, akademik)

Misalnya untuk (Hal) undangan membuka acara, menghadiri acara, atau kepentingan lainnya yang berhubungan dengan akademik.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

•       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa? Contoh:

Hal: Undangan Membuka Acara

•       Format tanda tangan

Ketua Panitia, Dedi Kurniawan                                               NIM A1C010142	Sekretaris Panitia, Ahyar Rasidi NIM A1D090108
Mengatahui,
Pembantu Rektor III, Drs. Nasaruddin, M.Kes NIP: 09751097519750175017	Presiden UKM argUMent, Darmawan NIM: 05810975105710

NB: untuk mendapatkan tanda tangan PR III, minta paraf di kabag. Kemahasiswaan terlebih dahulu lalu minta ke protokoler PR III. Jika PR III tidak ada dan keadaan mendesak, minta pak faruk yang tanda tangan

•       Alur pengiriman surat

Surat dikrim melalui bagian Tata Usaha (TU) Rektorat

•       Pengecekan surat

Selang satu dua hari, surat di cek di TU

•       Stempel

Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi. Stempel untuk di PR III adalah stempel Universitas Mataram yang bisa diminta di Bagian Kemahasiswaan atau TU

3.      Pembantu Rektor II (perlengkapan keuangan)

        Misalnya untuk (Hal) peminjaman gedung arena budaya, gedung auditorium, dll

Untuk peminjaman gedung yang dibawahi PR II maka suratnya ditujukan ke PR II dan Kabag. Rumah Tangga. Untuk surat yang ke PR II di bawah surat ditulis:

Tembusan:

•       Kepala Baigan Rumah Tangga UNRAM

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

•       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa? Contoh:

Hal: Peminjaman Gedung Arena Budaya

•       Format tanda tangan

Ketua Panitia, Dedi Kurniawan                                               NIM A1C010142	Sekretaris Panitia, Ahyar Rasidi NIM A1D090108
Mengatahui,
Pembantu Rektor III, Drs. Nasaruddin, M.Kes NIP: 09751097519750175017	Presiden UKM argUMent, Darmawan NIM: 05810975105710

NB: untuk mendapatkan tanda tangan PR III, minta paraf di kabag. Kemahasiswaan terlebih dahulu lalu minta ke protokoler PR III. Jika PR III tidak ada dan keadaan mendesak, minta pak faruk yang tanda tangan

•       Alur pengiriman surat

Surat yang tujuannya ke PR dikrim melalui bagian Tata Usaha (TU) Rektorat. Dan surat yang ke Kabag. Dikirim langsung ke Kabag.

•       Pengecekan surat

Selang satu dua hari, surat di cek di TU dan Kabag.

•       Stempel

Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi. Stempel untuk di PR III adalah stempel Universitas Mataram yang bisa diminta di Bagian Kemahasiswaan atau TU

4.       Pembantu Rektor III (Kemahasiswaan)

        Misalnya untuk (Hal) undangan acara kemahasiswaan, dll

Untuk surat yang ditujukan kepada PR namun otoritas tentang hal dalam surat tersebut ditangani oleh Kepala Bagian maka suratnya dua, ke PR satu dan ke Kabag. Satu. Untuk yang ke PR terdapat tembusan. Contoh:

Tembusan:

•       Kepala Bagian Kamahasiswaan UNRAM

Tapi surat yang memang hanya berhubungan dengan PR, suratnya Cuma ke PR III

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

•       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa? Contoh:

Hal: Peminjaman Gedung Arena Budaya

•       Format tanda tangan

Ketua Panitia, Dedi Kurniawan                                               NIM A1C010142	Sekretaris Panitia, Ahyar Rasidi NIM A1D090108
Mengatahui,
Presiden UKM argUMent, Darmawan NIM: 05810975105710

•       Alur pengiriman surat

Surat dikrim melalui bagian Tata Usaha (TU) Rektorat

•       Pengecekan surat

Selang satu dua hari, surat di cek di TU dan kabag (jika ada tembusan ke kabag)

•       Stempel

Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi.

5.      Pembantu Rektor IV (Kerjasama)

        Misalnya untuk (Hal) undangan acara dan hal lain yang relevan

Untuk surat yang ditujukan kepada PR namun otoritas tentang hal dalam surat tersebut ditangani oleh Kepala Bagian maka suratnya dua, ke PR satu dan ke Kabag. Satu. Untuk yang ke PR terdapat tembusan. Contoh:

Tembusan:

•       Kepala Bagian Kamahasiswaan UNRAM

Tapi surat yang memang hanya berhubungan dengan PR, suratnya Cuma ke PR IV

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

•       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa? Contoh:

Hal: Peminjaman Gedung Arena Budaya

•       Format tanda tangan

Ketua Panitia, Dedi Kurniawan                                               NIM A1C010142	Sekretaris Panitia, Ahyar Rasidi NIM A1D090108
Mengatahui,
Pembantu Rektor III, Drs. Nasaruddin, M.Kes NIP: 09751097519750175017	Presiden UKM argUMent, Darmawan NIM: 05810975105710

•       Alur pengiriman surat

Surat dikrim melalui bagian Tata Usaha (TU) Rektorat

•       Pengecekan surat

Selang satu dua hari, surat di cek di TU dan kabag (jika ada tembusan ke kabag)

•       Stempel

Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi. Stempel untuk di PR III adalah stempel Universitas Mataram yang bisa diminta di Bagian Kemahasiswaan atau TU

6.      Dekan Fakultas

        Misalnya untuk (Hal) peminjaman tempat dan perlengkapan di fakultas dan hal lain yang relevan

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

•       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa? Contoh:

Hal: Peminjaman Gedung Arena Budaya

•       Format tanda tangan

Ketua Panitia, Dedi Kurniawan                                               NIM A1C010142	Sekretaris Panitia, Ahyar Rasidi NIM A1D090108
Mengatahui,
Pembantu Rektor III, Drs. Nasaruddin, M.Kes NIP: 09751097519750175017	Presiden UKM argUMent, Darmawan NIM: 05810975105710

•       Alur pengiriman surat

Surat dikrim melalui bagian Tata Usaha (TU) atau Bagian Umum fakultas terkait

•       Pengecekan surat

Selang satu dua hari, surat di cek di TU dan atau bagian umum dimana surat tersebut dimasukkan

•       Stempel

Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi. Stempel untuk di PR III adalah stempel Universitas Mataram yang bisa diminta di Bagian Kemahasiswaan atau TU

7.      UKM atau UKMF di lingkungan Universitas Mataram

        Misalnya untuk (Hal) undangan acara, undangan mengikuti pembukaan, permintan delegasi, dan hal lain yang relevan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

•       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa? Contoh:

Hal: Peminjaman Gedung Arena Budaya

•       Format tanda tangan

Ketua Panitia, Dedi Kurniawan                                               NIM A1C010142	Sekretaris Panitia, Ahyar Rasidi NIM A1D090108
Mengatahui,
Presiden UKM argUMent, Darmawan NIM: 05810975105710

•       Alur pengiriman surat

Surat dikrim langsung ke sekretariat UKM/UKMF atau dititip di anggota UKM/UKMF

•       Pengecekan surat

Jika perlu, surat dicek ke sekretariat UKM/UKMF atau via telepon/sms

•       Stempel

Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi.

8.      Individu atau organisasi di luar lingkungan Universitas Mataram

        Misalnya untuk (Hal) undangan acara, undangan mengikuti pembukaan, permintan delegasi, undangan menjadi pembicara, dan hal lain yang relevan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

•       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa? Contoh:

Hal: Peminjaman Gedung Arena Budaya

•       Format tanda tangan

•        

Ketua Panitia, Dedi Kurniawan                                               NIM A1C010142	Sekretaris Panitia, Ahyar Rasidi NIM : A1D090108
Mengatahui,
Pembantu Rektor III, Drs. Nasaruddin, M.Kes NIP: 09751097519750175017	Presiden UKM argUMent, Darmawan NIM: 05810975105710

•       Alur pengiriman surat

Surat dikrim langsung ke rumah atau sekretariat

•       Pengecekan surat

Jika perlu, surat dicek ke rumah atau sekretariat atau via telepon/sms

•       Stempel

Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi. Stempel untuk di PR III adalah stempel Universitas Mataram yang bisa diminta di Bagian Kemahasiswaan atau TU

9.      Kepala Bagian Kemahasiswaan Universitas Mataram

        Misalnya untuk (Hal) peminjaman perlengakapan seperti microphone, wireless, LCD Projector, cokrol, dan hal lain yang relevan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

•       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa? Contoh:

Hal: Peminjaman Gedung Arena Budaya

•       Format tanda tangan

Ketua Panitia, Dedi Kurniawan                                               NIM A1C010142	Sekretaris Panitia, Ahyar Rasidi NIM : A1D090108
Mengatahui,
Presiden UKM argUMent, Darmawan NIM: 05810975105710

•       Alur pengiriman surat

Surat dikrim langsung ke ruang Kabag. Kemahasiswaan

•       Pengecekan surat

Surat dicek langsung ke Ruang Kemahasiswaan

•       Stempel

Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi.

Manajemen Surat Masuk Dan Surat Keluar

Surat masuk:

•       Sediakan kotak surat

•       Buatkan buku besar untuk mencatat surat masuk sekaligus surat keluar

•       Lakukan pengecekan secara rutin apakah ada surat masuk atau tidak dan segera ditindaklanjuti

•       Arsipkan

Surat keluar:

•       Setiap membuat surat, biasakan buat juga sebagai arsip

•       Buatkan buku besar untuk mencatat surat keluar sekaligus surat masuk

•       Arsipkan arsip surat keluar

•       Usahakan jangan buat surat “edisi fotokopian”. Nggak elegan juga kurang sopan

•       Stempel tidak boleh stempel fotokopi harus stempel basah

•       Tanda tangan diusahakan tanda tangan basah

•       Buat amplop yang di-print

II.            PROPOSAL

Proposal :untuk mengajukan atau meminta sesuatu kepada individu maupun organisasi, biasanya tentang rancangan kerja.

Jenis-jenis proposal yang biasa dibutuhkan organisasi kemahasiswaan:

1)     Proposal Pencairan dana di rektorat untuk kegiatan PROKER

2)     Proposal Permohonan dana kepada rektorat untuk kegiatan lain seperti lomba, temilnas, dll

3)     Proposal Permohonan dana kepada institusi pemerintahan

4)     Proposal sponsorship/proposal kerjasama

Format dasar proposal untuk keempat jenis proposal di atasa adalah sama, sbb:

Halaman sampul

A.     Latar belakang (kenapa?)

B.     Tujuan (untuk apa)

C.      Manfaat (apa yang akan didapatkan?)

D.     Kegiatan

a.      Nama kegaitan

b.      Tema kegaitan (jika ada)

c.       Bentuk kegiatan (deskripsikan seperti apa kegaitan tersebut)

d.      Pelaksanaan (meliputi waktu dan tempat)

E.      Draf acara (jika terlalu panjang,boleh dibuat menjadi lampiran)

F.      Rancangan dana (jika terlalu panjang,boleh dibuat menjadi lampiran)

G.     Penutupm (harapan dan ucapan terima kasih)

Tanda tangan pihak yang berkepentingan. Aturannya sama dengan aturan surat

Lampiran (jika ada)

Untuk proposal kerja sama/ sponsorship terutama untuk organisasi komersial, ini ada beberapa catatan:

•       buat dengan desain semenarik mungkin

•       sesuikan dengan brand organisasi komersial tersebut

•       buat yang ringkas, padat dan jelas

•       buat penawaran kerjasama yang menarik, sesuaikan degan kepentingan mereka (misalnya produk mereka)

•       buat lembar pernyataan kesediaan bekerjasama

•       buat tim lobi, lebih bagus jika ada “orang dalam” yang bisa membantu (ini juga berlaku untuk semua jenis proposal)

Setiap mengiriman proposal selalu dibarengi dengan surat pengantar. Jadi, proposal hanya sebagai lampiran surat pengantar. Surat ini berisi inti dari pengajuan proposal.

III.            LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)

Laporan pertanggungjawban (LPJ) atau laporan kegiatan adalah laporan yang berisi uraian tentang pelaksanaan kegaitan yang sudah dilakukan. LPJ seringkali ini dibandingkan dengan rancangan kegiatan yang tertuang dalam proposal sehingga format dasar proposal dengan LPJ sama. Yang membedakan adalah proposal merupakan rancangan (kata kunci “akan”) sedangkan laporan merupakan hasil realisasi proposal (kata kunci “telah”)

LPJ harus dibuat setelah melakukan kegiatan (PROKER) dan diserahkan kepada bagian kemahasiswaan atau pihak terkait lainnya seperti sponsor jika diminta

IV.            SURAT PERTANGGUNGJAWABAN (SPJ)

SPJ adalah surat pertanggungjawaban yang berbentuk kwitansi dengan format yang sudah ditentukan oleh rektorat. SPJ harus dibuat sebagai persyaratan pencairan dana.