Friday, 22 March 2013

ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN


I.            SURAT MENYURAT (KORESPONDENSI) ORGANISASI KEMAHASISWAAN UNRAM
Bagian surat:
       Kepala surat
       Tanggal surat
       Nomor surat
       Lampiran
       Hal
       Salam pembuka
       Isi (pengantar, isi dan penutup)
       Salam penutup
       Tanda tangan dan nama terang
       Stempel
       Tembusan jika ada
       Lampiran jika

Jenis-Jenis Surat Organisasi Kemahasiswaan Berdasarkan Tujuannya (Alamat Surat)

1.      Surat untuk Rektor
Misalnya untuk undangan membuka acara, menghadiri acara, atau kepentingan lainnya

Hal-hal yang perlu diperhatikan:
       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa?
       Format tanda tangan
Ketua Panitia,


Dedi Kurniawan                                              
NIM A1C010142
Sekretaris Panitia,


Ahyar Rasidi
NIM : A1D090108

Mengatahui,
Pembantu Rektor III,



Drs. Nasaruddin, M.Kes
NIP: 09751097519750175017
Presiden UKM argUMent,



Darmawan
NIM: 05810975105710

NB: untuk mendapatkan tanda tangan PR III, minta paraf di kabag. Kemahasiswaan terlebih dahulu lalu minta ke protokoler PR III. Jika PR III tidak ada dan keadaan mendesak, minta pak faruk yang tanda tangan
       Alur pengiriman surat
Surat dikrim melalui bagian Tata Usaha (TU) Rektorat
       Pengecekan surat
Selang satu dua hari, surat di cek di TU
       Stempel
Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi. Stempel untuk di PR III adalah stempel Universitas Mataram yang bisa diminta di Bagian Kemahasiswaan atau TU

2.      Pembantu Rektor I (Pendidikan, akademik)
Misalnya untuk (Hal) undangan membuka acara, menghadiri acara, atau kepentingan lainnya yang berhubungan dengan akademik.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:
       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa? Contoh:
Hal: Undangan Membuka Acara
       Format tanda tangan
Ketua Panitia,


Dedi Kurniawan                                              
NIM A1C010142
Sekretaris Panitia,


Ahyar Rasidi
NIM A1D090108

Mengatahui,
Pembantu Rektor III,



Drs. Nasaruddin, M.Kes
NIP: 09751097519750175017
Presiden UKM argUMent,



Darmawan
NIM: 05810975105710

NB: untuk mendapatkan tanda tangan PR III, minta paraf di kabag. Kemahasiswaan terlebih dahulu lalu minta ke protokoler PR III. Jika PR III tidak ada dan keadaan mendesak, minta pak faruk yang tanda tangan
       Alur pengiriman surat
Surat dikrim melalui bagian Tata Usaha (TU) Rektorat
       Pengecekan surat
Selang satu dua hari, surat di cek di TU
       Stempel
Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi. Stempel untuk di PR III adalah stempel Universitas Mataram yang bisa diminta di Bagian Kemahasiswaan atau TU
3.      Pembantu Rektor II (perlengkapan keuangan)
        Misalnya untuk (Hal) peminjaman gedung arena budaya, gedung auditorium, dll
Untuk peminjaman gedung yang dibawahi PR II maka suratnya ditujukan ke PR II dan Kabag. Rumah Tangga. Untuk surat yang ke PR II di bawah surat ditulis:
Tembusan:
       Kepala Baigan Rumah Tangga UNRAM

Hal-hal yang perlu diperhatikan:
       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa? Contoh:
Hal: Peminjaman Gedung Arena Budaya
       Format tanda tangan
Ketua Panitia,

Dedi Kurniawan                                              
NIM A1C010142
Sekretaris Panitia,

Ahyar Rasidi
NIM A1D090108

Mengatahui,
Pembantu Rektor III,


Drs. Nasaruddin, M.Kes
NIP: 09751097519750175017
Presiden UKM argUMent,


Darmawan
NIM: 05810975105710

NB: untuk mendapatkan tanda tangan PR III, minta paraf di kabag. Kemahasiswaan terlebih dahulu lalu minta ke protokoler PR III. Jika PR III tidak ada dan keadaan mendesak, minta pak faruk yang tanda tangan
       Alur pengiriman surat
Surat yang tujuannya ke PR dikrim melalui bagian Tata Usaha (TU) Rektorat. Dan surat yang ke Kabag. Dikirim langsung ke Kabag.
       Pengecekan surat
Selang satu dua hari, surat di cek di TU dan Kabag.
       Stempel
Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi. Stempel untuk di PR III adalah stempel Universitas Mataram yang bisa diminta di Bagian Kemahasiswaan atau TU
4.       Pembantu Rektor III (Kemahasiswaan)
        Misalnya untuk (Hal) undangan acara kemahasiswaan, dll
Untuk surat yang ditujukan kepada PR namun otoritas tentang hal dalam surat tersebut ditangani oleh Kepala Bagian maka suratnya dua, ke PR satu dan ke Kabag. Satu. Untuk yang ke PR terdapat tembusan. Contoh:
Tembusan:
       Kepala Bagian Kamahasiswaan UNRAM
Tapi surat yang memang hanya berhubungan dengan PR, suratnya Cuma ke PR III

Hal-hal yang perlu diperhatikan:
       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa? Contoh:
Hal: Peminjaman Gedung Arena Budaya
       Format tanda tangan
Ketua Panitia,

Dedi Kurniawan                                              
NIM A1C010142
Sekretaris Panitia,

Ahyar Rasidi
NIM A1D090108

Mengatahui,
Presiden UKM argUMent,


Darmawan
NIM: 05810975105710

       Alur pengiriman surat
Surat dikrim melalui bagian Tata Usaha (TU) Rektorat
       Pengecekan surat
Selang satu dua hari, surat di cek di TU dan kabag (jika ada tembusan ke kabag)
       Stempel
Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi.

5.      Pembantu Rektor IV (Kerjasama)
        Misalnya untuk (Hal) undangan acara dan hal lain yang relevan
Untuk surat yang ditujukan kepada PR namun otoritas tentang hal dalam surat tersebut ditangani oleh Kepala Bagian maka suratnya dua, ke PR satu dan ke Kabag. Satu. Untuk yang ke PR terdapat tembusan. Contoh:
Tembusan:
       Kepala Bagian Kamahasiswaan UNRAM
Tapi surat yang memang hanya berhubungan dengan PR, suratnya Cuma ke PR IV

Hal-hal yang perlu diperhatikan:
       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa? Contoh:
Hal: Peminjaman Gedung Arena Budaya
       Format tanda tangan
Ketua Panitia,

Dedi Kurniawan                                              
NIM A1C010142
Sekretaris Panitia,

Ahyar Rasidi
NIM A1D090108

Mengatahui,
Pembantu Rektor III,


Drs. Nasaruddin, M.Kes
NIP: 09751097519750175017
Presiden UKM argUMent,


Darmawan
NIM: 05810975105710

       Alur pengiriman surat
Surat dikrim melalui bagian Tata Usaha (TU) Rektorat
       Pengecekan surat
Selang satu dua hari, surat di cek di TU dan kabag (jika ada tembusan ke kabag)
       Stempel
Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi. Stempel untuk di PR III adalah stempel Universitas Mataram yang bisa diminta di Bagian Kemahasiswaan atau TU

6.      Dekan Fakultas
        Misalnya untuk (Hal) peminjaman tempat dan perlengkapan di fakultas dan hal lain yang relevan
Hal-hal yang perlu diperhatikan:
       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa? Contoh:
Hal: Peminjaman Gedung Arena Budaya
       Format tanda tangan
Ketua Panitia,

Dedi Kurniawan                                              
NIM A1C010142
Sekretaris Panitia,

Ahyar Rasidi
NIM A1D090108

Mengatahui,
Pembantu Rektor III,


Drs. Nasaruddin, M.Kes
NIP: 09751097519750175017
Presiden UKM argUMent,


Darmawan
NIM: 05810975105710

       Alur pengiriman surat
Surat dikrim melalui bagian Tata Usaha (TU) atau Bagian Umum fakultas terkait
       Pengecekan surat
Selang satu dua hari, surat di cek di TU dan atau bagian umum dimana surat tersebut dimasukkan
       Stempel
Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi. Stempel untuk di PR III adalah stempel Universitas Mataram yang bisa diminta di Bagian Kemahasiswaan atau TU

7.      UKM atau UKMF di lingkungan Universitas Mataram
        Misalnya untuk (Hal) undangan acara, undangan mengikuti pembukaan, permintan delegasi, dan hal lain yang relevan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:
       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa? Contoh:
Hal: Peminjaman Gedung Arena Budaya
       Format tanda tangan
Ketua Panitia,

Dedi Kurniawan                                              
NIM A1C010142
Sekretaris Panitia,

Ahyar Rasidi
NIM A1D090108

Mengatahui,
Presiden UKM argUMent,


Darmawan
NIM: 05810975105710

       Alur pengiriman surat
Surat dikrim langsung ke sekretariat UKM/UKMF atau dititip di anggota UKM/UKMF
       Pengecekan surat
Jika perlu, surat dicek ke sekretariat UKM/UKMF atau via telepon/sms
       Stempel
Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi.

8.      Individu atau organisasi di luar lingkungan Universitas Mataram
        Misalnya untuk (Hal) undangan acara, undangan mengikuti pembukaan, permintan delegasi, undangan menjadi pembicara, dan hal lain yang relevan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:
       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa? Contoh:
Hal: Peminjaman Gedung Arena Budaya
       Format tanda tangan
        
Ketua Panitia,

Dedi Kurniawan                                              
NIM A1C010142
Sekretaris Panitia,

Ahyar Rasidi
NIM : A1D090108

Mengatahui,
Pembantu Rektor III,


Drs. Nasaruddin, M.Kes
NIP: 09751097519750175017
Presiden UKM argUMent,


Darmawan
NIM: 05810975105710

       Alur pengiriman surat
Surat dikrim langsung ke rumah atau sekretariat
       Pengecekan surat
Jika perlu, surat dicek ke rumah atau sekretariat atau via telepon/sms
       Stempel
Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi. Stempel untuk di PR III adalah stempel Universitas Mataram yang bisa diminta di Bagian Kemahasiswaan atau TU

9.      Kepala Bagian Kemahasiswaan Universitas Mataram
        Misalnya untuk (Hal) peminjaman perlengakapan seperti microphone, wireless, LCD Projector, cokrol, dan hal lain yang relevan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:
       Hal: tulis dengan jelas dan benar mewakili tentang apa surat itu, ini surat apa? Contoh:
Hal: Peminjaman Gedung Arena Budaya
       Format tanda tangan

Ketua Panitia,

Dedi Kurniawan                                              
NIM A1C010142
Sekretaris Panitia,

Ahyar Rasidi
NIM : A1D090108

Mengatahui,
Presiden UKM argUMent,


Darmawan
NIM: 05810975105710

       Alur pengiriman surat
Surat dikrim langsung ke ruang Kabag. Kemahasiswaan
       Pengecekan surat
Surat dicek langsung ke Ruang Kemahasiswaan
       Stempel
Jika terdapat sekretaris dan ketua maka stempel di sekretaris, namun jika ada ketua saja maka di ketua. Stempel kepanitian untuk otoritas kepanitian dan stempel organisasi untuk otoritas organisasi.

Manajemen Surat Masuk Dan Surat Keluar
Surat masuk:
       Sediakan kotak surat
       Buatkan buku besar untuk mencatat surat masuk sekaligus surat keluar
       Lakukan pengecekan secara rutin apakah ada surat masuk atau tidak dan segera ditindaklanjuti
       Arsipkan
Surat keluar:
       Setiap membuat surat, biasakan buat juga sebagai arsip
       Buatkan buku besar untuk mencatat surat keluar sekaligus surat masuk
       Arsipkan arsip surat keluar
       Usahakan jangan buat surat “edisi fotokopian”. Nggak elegan juga kurang sopan
       Stempel tidak boleh stempel fotokopi harus stempel basah
       Tanda tangan diusahakan tanda tangan basah
       Buat amplop yang di-print

II.            PROPOSAL

Proposal :untuk mengajukan atau meminta sesuatu kepada individu maupun organisasi, biasanya tentang rancangan kerja.

Jenis-jenis proposal yang biasa dibutuhkan organisasi kemahasiswaan:
1)     Proposal Pencairan dana di rektorat untuk kegiatan PROKER
2)     Proposal Permohonan dana kepada rektorat untuk kegiatan lain seperti lomba, temilnas, dll
3)     Proposal Permohonan dana kepada institusi pemerintahan
4)     Proposal sponsorship/proposal kerjasama

Format dasar proposal untuk keempat jenis proposal di atasa adalah sama, sbb:

Halaman sampul
A.     Latar belakang (kenapa?)
B.     Tujuan (untuk apa)
C.      Manfaat (apa yang akan didapatkan?)
D.     Kegiatan
a.      Nama kegaitan
b.      Tema kegaitan (jika ada)
c.       Bentuk kegiatan (deskripsikan seperti apa kegaitan tersebut)
d.      Pelaksanaan (meliputi waktu dan tempat)
E.      Draf acara (jika terlalu panjang,boleh dibuat menjadi lampiran)
F.      Rancangan dana (jika terlalu panjang,boleh dibuat menjadi lampiran)
G.     Penutupm (harapan dan ucapan terima kasih)
Tanda tangan pihak yang berkepentingan. Aturannya sama dengan aturan surat
Lampiran (jika ada)

Untuk proposal kerja sama/ sponsorship terutama untuk organisasi komersial, ini ada beberapa catatan:
       buat dengan desain semenarik mungkin
       sesuikan dengan brand organisasi komersial tersebut
       buat yang ringkas, padat dan jelas
       buat penawaran kerjasama yang menarik, sesuaikan degan kepentingan mereka (misalnya produk mereka)
       buat lembar pernyataan kesediaan bekerjasama
       buat tim lobi, lebih bagus jika ada “orang dalam” yang bisa membantu (ini juga berlaku untuk semua jenis proposal)
Setiap mengiriman proposal selalu dibarengi dengan surat pengantar. Jadi, proposal hanya sebagai lampiran surat pengantar. Surat ini berisi inti dari pengajuan proposal.




III.            LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)

Laporan pertanggungjawban (LPJ) atau laporan kegiatan adalah laporan yang berisi uraian tentang pelaksanaan kegaitan yang sudah dilakukan. LPJ seringkali ini dibandingkan dengan rancangan kegiatan yang tertuang dalam proposal sehingga format dasar proposal dengan LPJ sama. Yang membedakan adalah proposal merupakan rancangan (kata kunci “akan”) sedangkan laporan merupakan hasil realisasi proposal (kata kunci “telah”)

LPJ harus dibuat setelah melakukan kegiatan (PROKER) dan diserahkan kepada bagian kemahasiswaan atau pihak terkait lainnya seperti sponsor jika diminta

IV.            SURAT PERTANGGUNGJAWABAN (SPJ)

SPJ adalah surat pertanggungjawaban yang berbentuk kwitansi dengan format yang sudah ditentukan oleh rektorat. SPJ harus dibuat sebagai persyaratan pencairan dana.

No comments:

Post a Comment

Post a Comment